Poderá pensar que evitar filtros de spam é o Santo Graal do email marketing, mas não é assim tão complicado.

Tudo o que necessita de fazer é implementar todas as melhores práticas de marketing por email. Dito isso, não é tão fácil quanto usar uma plataforma de email marketing.

A maioria dos artigos que temos na sendXmail(s) baseiam-se no que os nossos clientes e parceiros nos perguntam através de redes sociais ou quando temos conversas aprofundadas com os mesmos. É desta forma que sabemos se será um artigo interessante para si.

Uma questão recorrente, com variações subtis, era sobre a razão pela qual os emails estarem a cair na pasta de spam, se os mesmos estavam a ser enviados através de uma plataforma de email marketing? Tal como eventualmente já terá lido neste artigo em como o email marketing não é uma plataforma, há muito mais para além da tecnologia. Como qualquer outro canal de comunicação de marca, devemos dominar o que funciona bem e o que precisamos evitar.

Por que devemos evitar filtros de spam?

Não importa o quanto se esforçou para criar o seu email e o tempo que consumiu com a linha de assunto, se as pessoas não têm sequer a possibilidade de chegar a vê-lo. Por que não o vêem? Porque um filtro de spam marcou o seu email como um potencial spammer, o que o remete para o que é chamado de pasta de quarentena ou pasta de spam.

Se deseja que os seus emails sejam vistos pela sua audiência, necessita de evitar filtros de spam.

O que é spam, e porque existem filtros de spam? Spam é um termo que designa emails não solicitados que chegam à nossa conta de email, emitidos por empresas, pessoas ou organizações.

O spam representa cerca de 50% de todo o tráfego de e-mail em 2020, de acordo com o SecureList da Kaspersky, com pequenas oscilações ao longo dos trimestres. Para colocar as coisas em perspectiva, o spam representa metade de todos os emails enviados ou recebidos em todo o mundo. Algumas pessoas diriam que será ainda mais.

Se não quer que alguém marque a sua marca como spammer, aqui estão as melhores práticas que precisa implementar no seu email marketing ou servidor de email.

Use autenticação de remetente de email para evitar filtros de spam

Não é suficiente utilizar uma plataforma confiável de marketing por email. É imperativo autenticar qualquer sistema de email como o remetente original e real desses mesmos emails.

Porque é que os padrões de autenticação de remetente de email foram criados?

Como pode imaginar, spammers, phishing e emails de spoofing ou hackers podem usar o seu endereço de email e enviá-lo como sendo alguém que está a fazer-se passar por si ou pela sua marca. Mesmo assim, sendo que o padrão de autenticação do remetente não é um conceito à prova de tudo; pode prevenir a maioria dos ataques feitos em seu nome.

Pelo menos, pode impedir que a sua marca seja bloqueada automaticamente por filtros de spam e outros softwares de segurança com tanta facilidade. Infelizmente, ainda poderão conseguir, mas estará a reduzir o seu risco, quase como um seguro.

Quais são os principais padrões de autenticação do remetente de email que necessita implementar? Existem muitos, mas já será melhor do que 90% dos outros remetentes, se confiar nestes principais.

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Felizmente, já fizemos um estudo exaustivo e um guia passo-a-passo para implementar no seu remetente de email e evitar filtros de spam. Aqui estão eles:

Autenticação de remetente de email SPF e DKIM para evitar filtros de spam

Estes são os mais standard e o que a maioria das plataformas de email marketing ou outros servidores de email já exigem na sua implementação. SPF significa Sender Policy Framework, e é um dos mais usados, pois a maioria das empresas de hospedagem já o coloca por defeito com o registro DNS.

O DKIM significa DomainKeys Identified Mail e é outro dos padrões de remetente de email mais utilizados.

Pode ver todo o guia passo-a-passo para implementar a autenticação de remetente de email SPF e DKIM aqui.

DMARC é uma das mais recentes autenticações de remetente de email

DMARC é a sigla de Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance. Um nome muito longo para dizer que é como uma senha criptografada ou uma série de registos DNS que identificam se o e-mail enviado, tem a mesma chave correspondente no registo DNS da marca.

Pode ver o guia passo-a-passo para implementar a autenticação de remetente de email DMARC aqui.

O standard de email BIMI é o mais recente

Todos os que lidam com email marketing já estão a delirar com o standard de email BIMI por dois motivos em particular:

  1. É uma forma de evitar que o nosso nome de domínio seja associado a remetentes de email que não têm autenticação do nosso lado, dando indicações para todos os emails serem enviados para a quarentena ou para os rejeitarem imediatamente.
  2. Tem uma particularidade de marketing incrível que deixa todos os profissionais de marketing a “babarem”. Mostra o logotipo da marca naqueles pequenos globos ao lado de cada email na caixa de entrada dos subscritores.

Fenomenal, como procedimento de autenticação de remetente de email confiável. Apenas as marcas com todas as autenticações podem apresentar o seu logotipo quando um utilizador do Gmail faz o scroll pelo feed da caixa de entrada.

Pode verificar o guia passo-a-passo para implementar a autenticação standard de email BIMI aqui.

Separe os seus emails profissionais dos emails de marketing

Na sendXmail(s), já fizemos vários testes e uma coisa parece representar ser consistente para evitar os filtros de spam. Ao separar os seus emails profissionais dos que são de email marketing, estará a evitar possíveis aborrecimentos.

Pense nisso como casulos diferentes para proteger cada finalidade uma da outra. Dessa forma, se fizer algo errado com os seus emails profissionais, isso não irá afetar os de marketing e vice-versa.

A forma como poderá fazer isso será selecionando um provedor de serviço de email profissional para emails regulares do seu negócio, como Gmail for Business, Amazon WorkMail, Microsoft Outlook Service, para citar alguns. Isso irá providenciar um cluster distinto de emails com IP e DNS próprios, separados daqueles que irá usar para emails de marketing ou transacionais.

Quantas vezes os nossos clientes nos pediram para os ajudar a resolver um bloqueio completo de domínio e IP causado por um “entusiasmado” executivo de vendas que enviou 5.000 emails através do seu Outlook para uma lista de contatos sem avisar ninguém? 😓

O mesmo poderia acontecer quando a equipa de marketing está a testar algo através da sua plataforma de email marketing que resulta muito mal e não consegue evitar filtros de spam. Se estiver tudo interligado, imagine que todos os seus emails profissionais e de trabalho estão agora a ser filtrados e não conseguem chegar ao destino? É um completo pesadelo. 😱

Utilize uma plataforma de email marketing profissional

Se leva a sério o email marketing, deve investir numa plataforma profissional de email marketing. Teria que tomar uma de duas opções com esta decisão. Pode optar por uma plataforma hospedada nos seus servidores ou utilizar um SaaS (Software as a Service).

Na sendXmail(s), somos totalmente agnósticos quanto à plataforma de marketing por email. Posto isto, na maioria dos casos, a solução SaaS pode ser a melhor opção devido aos recursos necessários para ter o seu email marketing a operar continuamente e de forma excelente.

Irá evitar filtros de spam por conta si própria? Nada disso. Mas é uma das mais críticas etapas para implementar as boas práticas dessa estratégia de marketing.

A plataforma de email marketing pode ajustar-se para saber quantos emails por hora enviar para cada ESP (Email Service Provider), por exemplo. É o mesmo que dividir emails por servidor para evitar o bloqueio – tendo o cancelamento de subscrição necessário, links do sistema de preferências e endereço físico da marca. E uma das medidas mais importantes é o envio de emails com as informações corretas de autenticação do remetente.

Para responder de melhor forma à pergunta anterior, não poderá evitar filtros de spam por si mesma, contudo, pode ajudar imenso nesse sentido.

Quantas vezes os nossos clientes nos pediram para os ajudar a resolver um bloqueio completo de domínio e IP causado por um “entusiasmado” executivo de vendas que enviou 5.000 emails através do seu Outlook para uma lista de contatos sem avisar ninguém? 😓

Opt-in e Double Opt-in para evitar filtros de spam

Talvez isto devesse estar em primeiro lugar, mas decidimos colocá-lo aqui para ajudar a entender que, mesmo que tenha um processo de opt-in ou double opt-in, isso pode não salvar os seus envios dos filtros de spam.

Parece redundante ou incoerente, mas deverá entender que esses filtros de spam baseiam as suas ações em regras simples que ativam respostas. Se recolher um número X de gatilhos, irá filtrar o seu email para uma pasta de spam.

Pode ter a permissão do subscritor, mas o ESP do subscritor não sabe disso. Apenas reagem ao que está a enviar agora.

No entanto, se não tem um processo de opt-in e está a enviar sem a permissão dos mesmos, é como comprar uma passagem expressa para a pasta de spam, com toda a certeza. Isso porque se um número suficiente de pessoas clicar no botão de spam, os ESPs irão filtrar o remetente do seu email, nome de domínio e IP imediatamente a partir de agora. Acredite em nós quando dizemos que é realmente difícil sair de um filtro de spam.

Significa que deveria fugir de listas de email compradas ou alugadas. Não vai produzir nenhum bem, muito pelo contrário.

O benefício de um processo de double opt-in é que, quando as pessoas concluem a confirmação de opt-in, estão a fornecer sinais subtis ao ESP de que a sua marca é uma fonte confiável de emails.

Especialmente quando sugere aos seus subscritores que arrastem o email de confirmação para a caixa de entrada principal. 😉

Aquecimento de IP e Remetente para evitar filtros de spam

Uma das maneiras mais eficazes de evitar a filtragem é “aquecer” os seus IPs. O que é esse aquecimento?

Imagine que é um agente de fronteiras e vê um grupo de pessoas que nunca viu anteriormente a aparecer. Na primeira vez que isso acontece, vai pedir-lhes um check-up completo, identificação, perguntar o que estão a fazer ali e porquê.

Na segunda vez que os vir, vai pedir menos coisas. Na terceira vez, menos ainda terá com que se preocupar.

É isso que acontece com o aquecimento do IP. Está a enviar pequenas tranches de emails diariamente durante uma semana, e um pouco mais na próxima semana, aumentando a cada semana. Se enviar imediatamente 100.000 e-mails inesperados para um provedor de email específico, não será possível evitar filtros de spam.

Verifique se há armadilhas de spam ou subscritores não ativos

Uma das melhores maneiras de evitar filtros de spam é não os acionar. É fundamental.

O que ativa um filtro de spam tanto quanto uma alta taxa de spam? Quando está a enviar para endereços de email que existem apenas para identificar que remetentes andaram a extrair endereços de email da internet pública ou não fazem uma limpeza de banco de dados.

Certifique-se de que não tem nenhuma armadilha de spam (spam-trap) na sua lista, adotando um processo de opt-in totalmente à prova de erros e conduzindo rotinas regulares de limpeza de base de dados.

Por exemplo, remova subscritores que não se envolvem com as suas newsletters mais recentes por um longo período — o mesmo para aqueles que continuam a dar avisos de caixa de correio cheia ou alguma outra mensagem de erro.

Uma lista limpa é primordial.

Dicas para Evitar Filtros de Spam
Dicas para Evitar Filtros de Spam

Personalize o seu conteúdo para evitar filtros de spam

Personalizar o seu conteúdo pode fazer maravilhas para o seu email marketing. Não apenas porque oferece conteúdo relevante para a sua audiência, mas também porque insere metadados nos seus emails com algo mais do que os endereços dos seus subscritores.

É um claro sinal de que conhece esta pessoa, e não apenas um email retirado de algum local público.

Utilize um remetente de email real

Se ainda estiver a utilizar um remetente de email “no-reply”, isso é errado. Não apenas porque se está a esquecer de que o email é um canal bidirecional, mas também porque está a enviar um sinal muito errado para os filtros de spam.

Alguns ESPs podem enviar testes de captcha ou emails de resposta com links para verificar se é um remetente real e não um sistema automatizado, um bot.

Prefira um código HTML limpo para evitar filtros de spam

Se utilizar código ou copiar e colar código com conteúdo pré-formatado do Microsoft Word, por exemplo, pode acionar esses filtros de spam.

O foco deve ser desenvolver código HTML limpo sem javascript ou outra programação que não seja texto simples ou HTML.

Ter um código que pode se adaptar a um dispositivo móvel ou desktop também é essencial para a experiência do utilizador. Quanto mais os seus subscritores gostarem do que estão a ler, melhores sinais estão a ser enviados para cada ESP.

Evite links de Short-URLs em conteúdos de email

Sistemas de Short-URLs podem acionar filtros de spam mais restritos porque muitos spammers ou ataques de phishing utilizam esse tipo de serviços para ocultar a página de destino verdadeira.

Ao invés dos short-URLs, deveria utilizar o próprio sistema de ratreio da plataforma de email marketing. Lembre-se de que as pessoas podem clicar em emails; não necessita de um short-URL para que se lembrem de um endereço online.

Não envie emails totalmente constituídos por imagens

Um email não é um feed do Instagram. 😉

Se enviar um email com uma grande percentagem de imagens em relação ao conteúdo de texto, estará a ativar um gatilho considerável de que pode não ser uma fonte confiável. Poderá estar a acionar os filtros de spam, mas também é uma má prática de email marketing, já que a maioria das pessoas não tem o download automático de imagens ativado.

Se não conseguirem ver o que está inserido no seu email, é provável que apaguem esse email ou o classifiquem como spam.

O jogo da espera não lhe é favorável

Caso se esteja a perguntar, deixar passar muito tempo entre o seu último email e o próximo, tornar-se-á suspeito e levantará sinais vermelhos. Poderá relacionar isso a uma das últimas dicas mencionadas como o aquecimento do IP.

Isso acontece porque o seu histórico de remetente não corresponde. Sempre que envia e-mails esporádicos e depois passa a enviar um volume maior de emails, não é natural.

Notamos uma tendência, especialmente em e-commerce, quando a Black Friday e a Cyber Monday acontecem uma vez por ano. Mantêm um baixo volume durante todo o ano e, quando esse período ocorre, enviam milhares de emails por dia repetidamente porque sabem quanto dinheiro podem ganhar.

O problema é que têm os filtros de spam todos na sua maior força a bloquear os seus emails.

Palavras-chave não são apenas para SEO

Mais do que nunca, as palavras-chave estão a ser utilizadas para os mais diversos fins. IA, Machine Learning, algoritmos para objetivos múltiplos e … filtros de spam também os utilizam. Se o conteúdo do seu email estiver cheio de palavras-chave geralmente associadas a emails com spam, vai ter uma grande possibilidade de ser filtrado.

Por exemplo, se está cheio de palavras como “Compre já, ligue agora, $$$, seja o seu próprio patrão, etc.”, pode ver uma lista completa aqui; as possibilidades são de que acabe por ser filtrado.

Nota rápida: ainda pode utilizar todas as palavras que conseguir imaginar. No passado, utilizámos um conteúdo que continha Viagra ou Cialis, marcas que eram frequentemente utilizadas em emails de spam apenas para provar este ponto. Que ainda poderíamos chegar à caixa de entrada dos nossos subscritores. E conseguimos.

Chegámos à caixa de entrada dos nossos subscritores por causa da nossa reputação de remetente e a soma geral de todas as pequenas coisas. Se não ultrapassarmos o número crítico de ativações, podemos passar até mesmo com um email bastante suspeito e mal feito, o que não aconselhamos a que o faça. Nunca.

Resumo de como evitar filtros de spam

Por que não fazemos um resumo das principais estratégias para evitar que os filtros de spam bloqueiem os seus e-mails?

  1. Ative todos os padrões de autenticação de remetente de email que puder.
  2. Certifique-se de separar os seus emails profissionais dos de marketing e transacionais.
  3. Utilize uma plataforma de email marketing que possa lidar com a maioria das boas práticas de marketing por email.
  4. A sua lista de email deve ser opt-in ou double opt-in. Faça-a crescer organicamente e evite comprar ou alugar listas de e-mail.
  5. Faça um aquecimento adequado do IP e do remetente antes de enviar milhares de emails inesperadamente.
  6. Evite armadilhas de spam e faça limpezas periódicas da lista de email.
  7. Personalize o seu conteúdo.
  8. Utilize um remetente de um email real e esqueça o “no-reply”.
  9. Use um código limpo HTML standard.
  10. Evite utilizar provedores de links curtos.
  11. Um equilíbrio saudável entre imagens e texto no seu conteúdo de email.
  12. Evite longas e alternadas ausências de e-mails enviados com o rápido aumento de campanhas.
  13. Esteja ciente de palavras-chave ligadas a spam e evite utilizar um certo número delas.

Efetuou anotações? Se quiser evitar filtros de spam, tudo o que necessita de fazer é mostrar que está a enviar o que seus subscritores solicitaram.

Parece simples, mas pode ser preocupante. É por isso que a sendXmail(s) ajudou centenas de empresas a escapar dos filtros de spam e chegar à sua audiência.

Se necessitar de ajuda nós estaremos aqui. Basta entrar em contato e nos dizer o que necessita.

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Rui Nunes

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Rui Nunes is the Founder of sendXmail(s), Email Marketing and Automation Full Service Agency.

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